+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Ответ на телефонограмму пример

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной см. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация. Например: Передал — секретарь И. Петрова Тел. Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом более в год количестве этих документов.

Алло, примите телефонограмму!

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной см.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация. Например: Передал — секретарь И. Петрова Тел. Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля.

Ниже указывается время приема — передачи в часах и минутах. Например: Принял. Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах инструкциях документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства АПК и ГПК РФ. Таким образом, телефонограмма — это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации. Какую информацию можно передать телефонограммой? Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:.

Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке если передаются или принимаются чаще раз в год или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм. Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации. При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

При приеме телефонограммы необходимо записать; — название фирмы и номер ее телефона; — текст телефонограммы; — должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего; — дату и время приема. Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй — хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.

В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором.

Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы. Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий , а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом.

Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста повторами, междометиями и т. Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением. Оформление служебных писем. Телефонограмма — это служебный документ, который содержит информацию, переданную по телефону. Его составляют, если необходимо срочно направить в подведомственное учреждение распоряжение или оповестить адресата о чем-то: о проведении делового совещания, встречи, заседания, консультации; о внезапном изменении в запланированном мероприятии и тому подобное.

Как правило, телефонограмму составляет, оформляет и передает секретарь руководителя или другой работник медицинского учреждения, например, администратор или ресепшионист по поручению руководства. Название учреждения здравоохранения;. Кроме того, в телефонограмме также указывают фамилию и номер телефона получателя человека, который принял документ.

Подписывает телефонограмму руководитель учреждения здравоохранения или ответственный исполнитель. Если телефонограмму с одинаковым текстом передают нескольким адресатам, то к ней составляют отдельный список адресатов с указанием номеров их телефонов. Текст телеграммы должен быть лаконичным, четким, сжатым. При этом желательно, чтобы объем текста не превышал 50 слов. Кроме того, составляя телефонограмму, необходимо избегать слов, которые редко употребляются или сложно произносятся.

Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, нужно передавать словами. Проведение совещания по вопросам внедрения новых репродуктивных технологий переносится на 14 июня года. Регистрация участников — с Начало совещания — в Представиться и назвать номер своего служебного телефона;.

О передаче-приеме телефонограммы делают соответствующую запись в журнале регистрации телефонограмм, а бланк с текстом телефонограммы подшивают в соответствующее дело. В учреждении здравоохранения с небольшим объемом документооборота телефонограммы не печатают на отдельном бланке или листе бумаги, а сразу записывают от руки в специально заведенном для телефонограмм журнале. Человек, который принимает телефонограмму, должен полностью повторить зачитать ее текст для подтверждения правильности записи.

Принятая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и напечатана. Сразу после оформления принятой телефонограммы ее передают на ознакомление должностному лицу, на имя которого она адресована как правило, руководителю учреждения здравоохранения или одному из его заместителей. Рассмотренные руководством телефонограммы подаются согласно резолюциям в соответствующие структурные подразделения на выполнение.

Телефонограмма ТФГ — запись сообщений на расстоянии с голоса. Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи.

Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. Если ТФГ передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым ТФГ передается.

Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи. Дальше четко диктуют текст, после чего просят повторить текст. В конце следует назвать фамилию передавшего ТФГ, время передачи, телефон и спросить: кто принял. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия.

Телефонограмма излагаются от первого лица. Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий или только фамилий лиц, принявших и передавших телефонограмму.

В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги форма А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений — адресатов и номеров телефонов. Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства.

Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов. Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную официальную и личную.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам основаниям, деления. Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления.

В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам.

Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6. Реквизиты служебного письма: гос. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1, интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала.

На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Машинопись необходима любому, кто имеет дело с перепиской, с работой на клавишных устройствах: журналистам, секретарям, работникам печати, писателям и многим другим.

В конце работы указана литература. При сочетании использованных источников для написания текста, а так же этой курсовой возможно применение на подготовку к экзамену или составлению реферата. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммой передают несложные тексты приглашение на совещание, заседания. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.

Подписывается руководителем или ответственным исполнителем. В телефонограмме должно быть не более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым телефонограмма передается.

Текст телефонограммы печатают через полтора интервала. На многих предприятиях, в учреждениях, организациях в настоящее время применяют специальные бланки, на которых записывают телефонограммы. Использование таких бланков позволяет оперативно доставлять телефонограмму адресату. Научно-технический прогресс в области информационной технологии предоставляет возможность передавать информацию в самых различных видах, коренным образом меняет технологию составления текстовых документов и способы ее хранения.

Не знание элементарных понятий и не умение использовать те факты, которые предоставляются и усовершенствуются с определенным периодом времени ведут к снижению и усугублению положения того или иного сотрудника предприятия секретаря-референта , приводит к краху всей работы.

Как ответить на телефонограмму

Чаще всего, следует поблагодарить позвонившего за его звонок, абонента за прием телефонограммы, сообщения и т. Сегодня для записи и передачи сообщений широко используются телефонные аппараты с автоответчиком.

Обычно они включаются в часы, когда отвечать на звонки некому, так как никого нет в офисе. Например, в обеденное время, вечером и в ночное время, в нерабочие дни. Автоответчик также удобен во время совещаний и в других случаях, когда секретарь занята и не может снять трубку. Автоответчик обеспечивает непрерывность ответов на телефонные звонки и осуществляет запись переданной по телефону информации.

Секретарь, освободившись или придя на рабочее место, должен прослушать запись и передать сообщения по назначению, а при необходимости — связаться со звонившими. Кроме того, сотрудники несколько раз приносили их по телефону что также не входило в их обязанности , признавали свои ошибки. Ответ может быть положительным или отрицательным письмо-отказ. Телефонограмма — обобщенное. Если звонящий спрашивает сотрудника, которого в данный момент нет в помещении, принято проинформировать об этом спрашивающего, а не бросать трубку.

Если звонок раздался в обеденное время, следует сказать об этом звонящему. Некоторые организации рекомендуют своим сотрудникам давать исчерпывающие ответы по телефону в период обеденного перерыва в случаях, когда позвонившим является пожилой человек. Подобное поведение служащих соответствует принципам вежливости и гуманности. Если вы разговариваете по телефону и возникла необходимость взять трубку другого звонящего телефона, нужно извиниться перед тем, с кем в настоящее время ведется разговор, снять трубку, представиться и, извинившись, спросить, может ли звонящий подождать, пока вы закончите разговор по первому телефону.

Получив согласие на ожидание, следует вернуться к своему первому собеседнику, завершить разговор, а затем обратиться к ожидающему абоненту. В каждой группе фирме избирается руководитель. Из более подготовленных студентов избрать жюри в составе 3 человек. Преподаватель — координатор игры. Задание 2 Каждой группе необходимо составить телефонный разговор и представить в виде сценки: 1 фирма 2. Действия секретаря в этой ситуации. Директор присутствует.

Необходимо обговорить координацию действий наших фирм. Искусством общения при помощи этого аппарата овладевает каждый. Подписывает телефонограмму руководитель учреждения здравоохранения или ответственный исполнитель. Если телефонограмму с одинаковым текстом передают нескольким адресатам, то к ней составляют отдельный список адресатов с указанием номеров их телефонов.

Срочно сообщите о результатах исследований, полученных Вами в командировке. Раевский Принял: Администратор Уварова тел. При этом желательно, чтобы объем текста не превышал 50 слов. Кроме того, составляя телефонограмму, необходимо избегать слов, которые редко употребляются или сложно произносятся.

Таким образом, телефонограмма — это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации. Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:.

Обычно работодатели направляют сотрудникам заказные телеграммы и письма с требованием предоставить письменные объяснения. Однако эффект от таких писем минимален: работник может не отреагировать на подобные сообщения. А навещать прогульщика лично у руководства компании или кадровиков, как правило, нет возможности.

Работодатель может передать информацию для работника по телефону. Например, позвонить и проинформировать о готовящемся. По факту звонка составляют специальный документ — телефонограмму работнику п. Существуют основные требования к тексту телефонограммы работнику. В тексте документа работодатель должен: потребовать, чтобы работник предоставил письменные объяснения по факту прогула; указать период времени, в течение которого работник должен предоставить указанные сведения; определить уполномоченное должностное.

Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах инструкциях документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства АПК и ГПК РФ.

Главная - Корпоративное страхование - Как ответить на телефонограмму. Как ответить на телефонограмму Оглавление: Телефонограмма имеет следующий типовой формуляр Образец ответ на телефонограмму Этикет телефонных деловых разговоров Лазер Вирта Деловой этикет в телефонном разговоре. Добавить комментарий Телефонограмма — это что такое? Телефонограмма работнику из-за отсутствия на рабочем месте Как ответить на телефонограмму. Оформление телефонограмм. Примеры телефонных разговоров Правильно построенный разговор: Звонок.

Подобные действия в большинстве случае останавливают людей от дальнейших разбирательств. В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса с кодом страны, города получателя.

Пример и образец оформления телефонограммы

Информационно-справочные документы. Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов , служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста по почте.

Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях. Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4.

Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5. Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений. Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия болезнь, отпуск, командировка его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей электронная почта. Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению см.

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам , сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во второй части письма формулируется его основная цель предложение, отказ, просьба, гарантия и т.

В письмах используют следующие формы изложения:. Сопроводительное письмо — часто составляемый документ , который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам.

Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.

Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо места работы, проведения исследований и т.

Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу предложение, запрос к адресату о решении каких-либо вопросов. Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. Виды документов. Докладная записка.

Содержание Письмо Служебное письмо Сопроводительное письмо и другие виды писем. Все материалы сайта www. Полная и частичная перепечатка материалов с www. E-mail: info grandars.

Делопроизводство История делопроизводства Инструкция по делопроизводству Должностная инструкция Адресат и адресование документа Согласование документа Подпись Печать Отметки на документе Содержание Письмо Служебное письмо Сопроводительное письмо и другие виды писем. Расскажем, на какие письма нужно отвечать. Объясним, как правильно составить и оформить ответ в соответствии с требованиями нового ГОСТа.

Не вся входящая корреспонденция , которая поступает в организацию, требует письменного ответа. Так, например, не нужен ответ на информационное письмо, а также на гарантийные и рекламные письма. Уже на этапе приема и первичной обработки входящие письма сортируют, чтобы оперативно ознакомить с ними руководителя. Он отписывает письма, требующие ответа, исполнителям. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки.

Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи. Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом более в год количестве этих документов.

Начинаются, как правило, так:. Сопроводительное письмо. Письмо-сообщение информационное письмо. Все перечисленные письма формальны.

Оформление делового письма любого вида стандартно, меняется только содержание. Ответ на претензию - образец этого документа, составленный на основании общих положений законодательства и практики гражданско-правовых отношений, зачастую является единственным источником, которым могут воспользоваться лица, чьи права, с их точки зрения, были нарушены.

Это вызвано отсутствием законодательно утвержденной формы ответа и конкретных указаний правовых актов. Рассмотрим основные правила составления ответа на претензию, сроки и порядок его направления, надлежащее содержание.

Как правильно написать ответ на претензию - образец, основные правила составления. Ответ на письмо-претензию - сроки формирования и направления, образец и содержание. Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Подписаться на рассылку Рассылка. Уведомление о пополнение базы документов новыми образцами. Юридическая Энциклопедия. Заказать звонок. Ответ на запрос о предоставлении информации является одной из разновидностей деловой документации. В каких случаях требуется письмо-ответ Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений.

При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ. Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение. Составление ответа на письмо-запрос оно же письмо-ответ — стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.

Открыть и скачать онлайн. В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует больничный, командировка. Получать новые комментарии по электронной почте. Вы можете подписаться без комментирования. Оставить комментарий. Знакомому так же предложили выкупить свой участок. При всём уважении, но бойцовых пород не существует.

Могут быть бойцовые собаки, т. По международной классификации стафы, були собаки компаньоны. Также вет.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом более в год количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.

Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи приема ; указание должности и фамилии должностных лиц, передавших принявших телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих принимающих телефонограмму.

Также было получено письмо-ответ на жалобу, и не только от прокуратуры, но и от руководства соцзащиты по закону, могли этого и не делать , да еще и с извинениями. Кроме того, сотрудники несколько раз приносили их по телефону что также не входило в их обязанности , признавали свои ошибки. Подобные действия в большинстве случае останавливают людей от дальнейших разбирательств.

В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса с кодом страны, города получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки". Если документ послан па согласование, то на первом листе документа указывается "Проект". Ответ может быть положительным или отрицательным письмо-отказ. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки.

Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т. Только отразиться на престиже всей вашей фирмы, но и существенно помешать заключению очень выгодных контрактов.

Во первых бумага для делового письма всегда должна быть абсолютно чистой. Во вторых крайне желательно иметь собственный фирменный бланк делового письма с эмблемой фирмы, и ее полным названием, с указанием почтового и телеграфного адреса, должны обязательно присутствовать номера телефонов и факсов.

Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы. Информация, которую может содержать телефонограмма, — это извещение, деловое сообщение или распоряжение руководства вышестоящей организации. Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах инструкциях документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства АПК и ГПК РФ. Таким образом, телефонограмма — это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.

Когда почтальон приносит телеграмму, получателю необходимо расписаться в специальном квитке, указать свои должность, фамилию, а также дату и время получения телеграммы. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Особенности составления и оформления как документов.

Телефонограмма ТФГ — запись сообщений на расстоянии с голоса. Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи.

Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Пункт 28 поименовывает такую услугу и далее оговаривает условия ее предоставления. Вообще же первоисточником, как уже говорилось является ОКУН. Между прочим, обратите внимание: эта услуга, насколько мне известно, вообще не предоставляется операторами связи с передачей телефонограммы на мобильный телефон.

Передаваемая отправляемая телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму. Телеграмм, телефонограмм в территориальных органах федеральной службы исполнения наказаний рекомендуемый образец заполнения. Журнал доступен для бесплатного скачивания после просмотра небольшой рекламы.

Перечень, формы и образцы документов еддс. Журнал учёта телефонограмм. Образец — примерная форма оформления журнала принятых телефонограмм. Отметка об ознакомлении с телефонограммой дата, время, ф. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт. По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке. Другие объяснительные записки составляются по поводу каких — либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого — либо события, факта, поступка.

Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем. Главная Страхование Оценка статьи:. Пока оценок нет.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной см. При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.

Главная цель телефонограммы — документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п.

Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа — письмо.

Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует больничный, командировка.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек. Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме только если это не относится к конкретной деятельности фирмы.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным. В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса.

Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы. В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях. Жестких требований нет. На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается печатается получателем. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются несложные тексты приглашения на совещания, заседания и т. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.

За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм обычно в составе ведомственных инструкций по делопроизводству. Например, см. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается печатается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. Текст телефонограммы не более 50 слов составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается начальником подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.

Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.

Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком. Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями.

Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил. В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

В первую очередь следует записать сообщение, которое диктует вам собеседник на другом конце провода. Не важно, напишете вы его от руки на черновике или сразу наберете на компьютере, требуется лишь дословно зафиксировать информацию. Главные вопросы, на которые должен для себя ответить секретарь, это кому, от кого и что именно передано.

После этого обязательно перечитайте записанное сообщение передающей стороне. Это поможет избежать неточностей и досадных ошибок. Теперь нужно превратить полученную информацию в документ. Если в вашей организации работа с телефонограммами не регламентирована, то вам придется самому решить, как ее оформить. Все это мы и должны перенести с черновика на наш документ.

Еще рекомендуем указать дату и время приема информации. Во-вторых, обратите внимание на состав подписей. Телефонограмма — это такой оригинальный документ, который составляется и его автором, и получателем сообщения то есть оригинал документа автор в бумажном виде адресату не направляет и обратно документ с подписью о его получении не возвращается. Поэтому на телефонограмме, которую составляет отправитель, возможно проставить только личные росчерки:. А на телефонограмме, которую составляет получатель, будет личный росчерк только специалиста, принявшего сообщение по телефону.

Остальные подписи тоже нужно оформить, но они останутся без личных росчерков. Для наглядности приведем примеры оформления одной и той же телефонограммы в организации-авторе и организации-получателе см. В-третьих, автор документа перед тем, как направить телефонограмму а не просто позвонить и попросить что-то кому-то передать , должен ее оформить и зарегистрировать. Ведение рукописного журнала регистрации телефонограмм может стать дополнительным аргументом в суде, подтверждающим факт передачи информации потому что считается, что в рукописный журнал сложнее внести правки задним числом.

А вот поступающие телефонограммы можно сразу записывать в журнал без оформления их в качестве самостоятельных документов. Просто важно отразить в журнале все обязательные реквизиты телефонограммы.

Телефонограмма, которую оформляет отправитель сообщения курсивом набрана информация, которая позже вписывается от руки на отпечатанный и подписанный документ.

Обычно дата телефонограммы соответствует дате ее получения, но бывает так, что ее оформляют, а дозвониться до адресата сразу не получается. Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации — второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности.

Ставить печать не надо, так как с года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу. Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать в соответствии с внутренним документооборотом компании , а также проставить дату. Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации — в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне. При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами. Нормативные документы не содержат требований к регистрации телефонограмм.

Значит, нужно обратиться к правилам, утвержденным в вашей организации. Если и там ничего нет на этот счет, то для вас это повод задуматься и регламентировать данный момент или инициировать принятие и оформление такого решения. Например, Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах предписывает входящую телефонограмму оформить в 2 экземплярах, один из которых будет передан адресату, а второй — подшит в дело входящих телефонограмм.

Первый же экземпляр, получив резолюцию, отправится к исполнителю и пройдет полный круг обычного входящего письма, вернувшись затем в канцелярию. Он будет подшит в дело по вопросному принципу2.

Второй вариант работы с принятыми телефонограммами предполагает регистрацию их в числе прочих служебных писем. Телефонограмме присваивается очередной входящий номер, но с буквенным индексом, акцентирующим внимание на том, что это именно телефонограмма, после чего ее единственный экземпляр отправляется к адресату.

Исполненная телефонограмма также возвращается в отдел ДОУ и подшивается в дело. Оба способа работы с принятыми телефонограммами имеют право на существование, и вы можете выбрать для себя любой из них. Пример 1 , подписывает у руководителя и, не совсем понимая ее особенность, рассылает по электронной почте или по факсу!

На первый вопрос ответить утвердительно мешает то, что сообщение не было проговорено по телефону и получатель его самостоятельно не записал и потом не оформил. Получатель телефонограммы определяет срок исполнения задачи по ней сам, и только ему решать, следовать ли указанной в документе дате.

Основные перечни, регламентирующие хранение документов Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от Из этого следует, что исполненные телефонограммы целесообразно подшивать в дела, ориентируясь на тему сообщения, а не на вид документа.

Что касается журналов регистрации входящих телефонограмм, то ПТУД рекомендует хранить их в течение 3 лет ст. Бывает так, что две организации, тесно общаясь между собой по телефону например, на уровне диспетчерских служб , сталкиваются с необходимостью документировать факт передачи информации. В подобных случаях порядок такой работы следует отразить в совместно подписанном документе, например, в договоре или дополнительном соглашении, положении о взаимодействии.

Внутри организации правила приема и отправки телефонограмм отражаются в Инструкции по делопроизводству. На наш взгляд, даже если за всю свою историю компания не получила ни одной телефонограммы, информацию о том, как ее принять и как с ней работать, все же следует внести в локальный нормативный акт.

Телефонограмма хоть и нечасто встречающийся, но и не совсем забытый способ передачи оперативной информации. Пользоваться им или обходиться устным общением, а в особо важных случаях оперативно пересылать письмо по факсу либо электронной почте — ваша организация должна решить сама. Но вот принять телефонограмму и направить ее в работу вы должны уметь. Надеемся, наша статья помогла вам разобраться в этом нехитром деле. Электронная подписка за руб.

Печатная версия за YYY руб. Сохранить моё имя, email и адрес сайта в этом браузере для последующих моих комментариев. Организационно-распорядительная документация. Гавлин, А. Красавин, Л.

Телефонограммы

Документ может содержать часть переданных данных или полный текст в виде цитаты. Готовый образец и правила составления телефонограммы описаны ниже. В современной практике телефонограмма используется не так часто, поскольку основной поток сообщений передается по электронной почте или по факсу. Однако во многих организациях телефонограммы применяются регулярно. В них передается информация о:.

Главная цель телефонограммы — документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п.

An error occurred.

Информационно-справочные документы. Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов , служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста по почте. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. Дорогие читатели!

Приложение 37. Образец оформления телефонограммы

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается — не более 50 слов. В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.

Как ответить на телефонограмму образец. Требования к оформлению телефонограмм, факсограм и электронных сообщений. При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. ). При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется спис.

Ответ на телефонограмму пример

Извещение лиц, участвующих в судебном процессе, посредством телефонограммы предусмотрено всеми процессуальными кодексами ст. Каким требованиям должна соответствовать телефонограмма? В процессуальных кодексах отсутствуют какие-либо специальные требования к телефонограмме. Часть 1 ст.

Образец ответ на телефонограмму

При составлении телефонограммы сотрудником передающей организации в документе полностью указываются реквизиты для простановки трех подписей:. Получатель составляет свой экземпляр аналогичным образом, но подписывает его только принявший сотрудник. Регистрация При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации.

Чаще всего, следует поблагодарить позвонившего за его звонок, абонента за прием телефонограммы, сообщения и т. Сегодня для записи и передачи сообщений широко используются телефонные аппараты с автоответчиком.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Олимпиада

    В мене запитання про сроки давності спадку (якщо пів року не вступив в право власності , то можливо це зробити через 7 років ,наприклад земельну ділянку дякую

  2. boycasva

    Ебаный стыд, как тут перестать материться.